ChatGPTでできる業務効率化10選｜今すぐ使える活用アイデア
業務の中で発生する”考える・書く・伝える”といった作業には、まだまだ無駄や非効率が潜んでいます。本記事では、ChatGPTを使って今すぐ実践できる業務効率化アイデアを10個紹介します。
それぞれに「課題」「使い方（具体的なプロンプト）」「期待できる効果」を記載し、導入判断の材料として活用いただける内容にまとめています。
1. メール文の作成・改善
課題
毎回メールの文面を一から考えるのに時間がかかる。特にお詫びや謝罪文など気を遣う文書は時間も精神的負担も大きい。
使い方（プロンプト）
お客様に、商品の納期が予定より1週間遅れることをお知らせするメールを作成してください。
トーンは丁寧で誠実に。原因は物流の都合によるもので、代替案やお詫びの言葉を含めてください。
社外向けのビジネスメール形式でお願いします。
効果
従来5〜10分かかっていた作成が2〜3分に短縮。文面の品質も向上。業務メール全体の工数削減率：50〜70%
2. 会議の議事録作成
課題
議事録を会議後にまとめ直すのに時間がかかる。記録ミスや漏れも発生しやすい。
使い方（プロンプト）
以下の会議メモをもとに、議事録を作成してください。
要点ごとに整理し、「議題」「発言要旨」「決定事項」「次回までの課題」に分けてください。
【会議メモ】
・A社との連携について話し合い
・田中：価格設定が課題
・佐藤：今月中に試験運用したい
・決定：来週までに試験環境を用意すること
効果
30分かかっていた議事録作成が5〜10分に。品質も均一に保たれる。工数削減率：60〜80%
3. プレゼン資料の構成作成
課題
資料構成や章立てを考えるのに時間がかかり、着手が遅れる。
使い方（プロンプト）
社内の営業チーム向けに、「新商品の販売戦略」についてプレゼンを作成します。
目的は、チームに新商品の特徴と販売方針を理解してもらうことです。
スライド構成案（タイトル、見出し、説明）を5〜7枚分提案してください。
PowerPoint形式で使えるように、スライドごとの内容案も付けてください。
効果
構成検討の時間を半分以下に削減。スライド作成もスムーズに。工数削減率：50〜70%
4. アイデア出し・ブレスト補助
課題
新しい発想が出ない。1人でブレストしても限界がある。
使い方（プロンプト）
30代女性向けの無添加スキンケア商品のSNSプロモーション企画を考えています。
ありきたりでない、ユニークなキャンペーンアイデアを10個提案してください。
「共感・拡散性・視覚的インパクト」の3つを意識して提案してください。
効果
1人で10分かけて考えるより、多角的な案が即出てくる。発想効率は2倍以上、工数削減率：40〜60%
5. 社内マニュアルや文章の校正
課題
誤字脱字、文法ミス、読みにくい表現の修正に手間がかかる。
使い方（プロンプト）
以下の社内マニュアル文を読みやすく校正してください。
対象読者は新入社員で、わかりやすく丁寧な表現にしてください。
敬語の誤りや冗長表現があれば、修正してください。
【本文】
「パソコンを起動しまして、業務システムにログインする事になっております。
パスワードは適切に保管しておくようにしてください。」
効果
文章チェックにかけていた30分が10分以下に。工数削減率：50〜70%
6. 定型文・報告書テンプレート作成
課題
日報や報告書など、毎回似た内容を書くのが非効率。
使い方（プロンプト）
営業職向けの日報テンプレートを作ってください。
以下の項目を含めてください：
・訪問先
・提案内容
・顧客の反応
・課題
・明日の予定
Markdown形式で、簡潔に書きやすい構成にしてください。
効果
テンプレート利用により作成時間を半分以下に短縮。工数削減率：60〜80%
7. Excel関数やマクロの提案・解説
課題
関数の使い方やマクロを調べるのに時間がかかる。
使い方（プロンプト）
Excelで、顧客ごとの月間売上合計を別シートに集計したいです。
元データは「顧客名」「日付」「売上額」が並んでいます。
関数だけで実現可能か、ピボットテーブルを使うべきか、どちらが適しているか含めて教えてください。
できれば関数の具体例とその意味も解説してください。
効果
調べながら試す時間を半分以下に削減。工数削減率：50〜80%
8. 翻訳と多言語対応
課題
ビジネス英語の翻訳が手間。外注すると時間もコストもかかる。
使い方（プロンプト）
以下の日本語ビジネスメールを、自然で丁寧な英語に翻訳してください。
相手はアメリカの取引先で、契約締結前の挨拶メールです。
できればフォーマルな英語表現を使用してください。
【日本語】
いつもお世話になっております。ABC株式会社の田中です。
この度はご提案の件につきまして、迅速なご対応をいただき誠にありがとうございました。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
効果
翻訳1件に15〜30分かかっていた作業が2〜3分に。工数削減率：70〜90%
9. タスクの優先順位づけ支援
課題
やるべきことが多すぎて、優先順位がつけられない。
使い方（プロンプト）
以下のタスクリストを、重要度と緊急度に応じて分類してください。
できれば、Eisenhowerマトリクスに基づいて4象限に分けて提案してください。
【タスクリスト】
・月末売上報告の作成（締切：明日）
・新入社員の教育マニュアル作成
・経費精算（締切：2週間後）
・お客様からのクレーム対応（本日中）
・来季キャンペーンのアイデア出し
効果
整理時間が10〜15分削減され、タスク処理効率も向上。工数削減率：30〜50%
10. FAQ・問い合わせテンプレート作成
課題
同じ質問への対応に時間を取られる。FAQの整備が後回しに。
使い方（プロンプト）
弊社のクラウド勤怠管理システムに関する、よくある質問とその回答を10個作成してください。
対象は導入を検討している企業の人事担当者です。
内容は、機能、料金、サポート体制、導入フロー、スマホ対応などを含めてください。
Q&A形式で、1問につき2〜3文で簡潔に回答してください。
効果
初回整備の工数が1/3に。問い合わせ対応時間も半減。工数削減率：50〜80%
ChatGPTは単なるチャットツールではなく、ビジネスにおける“時短パートナー”です。
業務全体の質とスピードを向上させるために、まずは今回の10選のうち、あなたの業務に合ったものから取り入れてみてください。