社内情報をAIに覚えさせるには？データ整理と導入のコツ
今、AIを社内業務に取り入れようとする企業が急増しています。中でも注目されているのが、「社内情報をAIに覚えさせる」ことで業務効率を飛躍的に高める方法です。
しかし、「情報がバラバラで整理されていない」「AIに何をどう教えればいいのかわからない」…そんな課題を感じていませんか？
本記事では、社内情報をAIに覚えさせるための手順や整理方法、DifyやUiPathといった実践的なツールの活用方法まで、現場で使える実務視点で徹底解説します。
目次
1. そもそも「AIに覚えさせる」とは？
AIは人のように“記憶する”わけではなく、以下のような仕組みで社内情報にアクセス・活用します。
RAG（Retrieval-Augmented Generation）
→ AIが社内データベースから適切な情報を検索し、回答に利用する方式
ベクトル検索による類似文書検索
→ PDFやマニュアルから意味的に近い情報を探して回答
チャットボット型の業務AI
→ 社内のQ&Aやマニュアルを元に質問応答が可能
これらを実現するには、「社内データの整備」と「適切なツールの活用」が鍵になります。
2. 社内情報整理の基本ステップ
ステップ①：目的を明確にする
例：
・営業チームの質問対応をAIに代替したい
・社内マニュアルから答えを探せる社内Botを作りたい
・チャットで質問すると顧客対応フローを案内してくれるAIが欲しい
この「何を解決したいか」がAI設計の出発点になります。
ステップ②：情報を棚卸しし、集約する
対象となる情報例：
・マニュアル（Word, PDF）
・ナレッジ（社内Wiki、Notion）
・スプレッドシート（Excel, Google Sheets）
・社内チャットログ
・FAQ、研修資料、過去の問い合わせ履歴
まずは、どこに何があるのかを可視化しましょう。
ステップ③：情報をAI向けに整理・再構築する
・ファイルはできるだけトピックごとに分割
・「タイトル」「見出し」を明確に記載し、階層構造をつける
・古くなった情報・矛盾する情報を除去
・ファイル名・分類タグなども統一
3. ツール別！社内AI構築に役立つ実践ソリューション
■ Dify（オープンソースのAIアプリ構築プラットフォーム）
Difyは、ChatGPTのようなチャットUIに社内データを連携して構築できるAIアプリです。
PDFやWebページ、CSVなどを取り込んで、オリジナルのAIチャットを簡単に構築できます。
特長：
・社内限定のQ&A Botをノーコードで構築可能
・PDFやテキストファイルからナレッジを構築
・ベクトルDB（WeaviateやQdrant）との連携も可能
活用例：
・社員ポータル内に「人事手続き案内Bot」を設置
・商品仕様や価格表から自動回答する営業支援Botを社内展開
■ UiPath（RPA＋AIによる業務自動化ツール）
UiPathは、従来の「定型作業自動化（RPA）」に加え、AIを連携させることで、判断や問い合わせ対応も自動化できるハイブリッドツールです。
特長：
・書類読み取り（OCR＋AI）と業務プロセスの自動実行
・AIチャットと連携して、業務フローをトリガーにできる
・シナリオベースで「人間の判断」を模倣可能
活用例：
・顧客からのメールをAIで分析し、UiPathで受発注処理を自動実行
・社内申請書をOCR読み取りし、入力ミスがある場合だけ人に確認を依頼
4.よくある課題と解決策
課題
原因
解決策
AIが誤回答する
情報の更新不足・重複データ
情報の精査とバージョン管理
導入後に使われない
想定利用シーンが曖昧
ユースケースを具体化し、周知と教育をセット。
セキュリティが心配
個人情報や社外秘の取り扱い不明確
アクセス制限＋オンプレやVPC構成で対応可
5.AI導入を成功させる3つのポイント
✅ 1. 「目的ベース」で情報と設計を考える
ただAIを導入するだけでは効果は出ません。
「誰が・何に・どう使うか」を最初に設計しましょう。
✅ 2. 社内情報を“AIが読める形”に整える
AIは自然言語を理解できますが、雑多な情報には弱いです。
人間が読んでわかりやすい情報は、AIにも理解しやすいです。
✅ 3. ツールは「現場で使いやすいもの」を選ぶ
DifyやUiPathのように、現場でノーコード運用が可能なツールを選ぶことで、運用・改善が定着します。
まとめ：AIに社内情報を覚えさせる準備、できていますか？
AIを業務に活用するには、まず社内情報の棚卸しと整備がスタート地点です。
情報が整理されていれば、DifyやUiPathなどを活用して、チャット型の社内AIアシスタントや業務プロセス自動化がすぐに実現できます。